С 2025 года в России для всех индивидуальных предпринимателей, которые принимают оплату любыми средствами, введена обязанность использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) по закону № 54-ФЗ. Это требование распространяется на большинство сфер — от розничной торговли и общественного питания до сферы услуг, обучения и даже некоторых удаленных направлений бизнеса.
Если вы только выбираете оборудование или хотите получить консультацию по настройке, посмотрите актуальные онлайн-кассы для ИП — это официальный ресурс с подробной информацией, тарифами, примерами моделей и условиями подключения. Здесь можно оставить заявку, получить профессиональный совет и выбрать оборудование под свой бизнес.
Несоблюдение установленных законодательством требований к применению ККТ влечет административную ответственность. ФНС выявляет нарушения как при плановых, так и при внеплановых мероприятиях налогового контроля. В некоторых случаях орган может ограничиться предупреждением, но чаще предпринимателям грозит штраф, приостановление деятельности и блокировка расчетных счетов.
Кто обязан использовать онлайн-кассу в 2025 году
Онлайн-касса обязательна для всех ИП, которые принимают оплату от покупателей или клиентов. Это правило действует вне зависимости от региона, налогового режима или масштаба бизнеса.
- Организации и ИП, ведущие розничную торговлю или оказывающие услуги населению.
- Предприятия общепита: кафе, бары, рестораны, пекарни.
- Продавцы маркированных товаров (обувь, табак, лекарства, парфюмерия, БАДы, молочная продукция и др.).
- Интернет-магазины и онлайн-сервисы, принимающие безналичные платежи.
- Предприниматели на УСН, ОСНО, ЕСХН, ПСН и иных режимах налогообложения.
Даже если расчеты проходят через онлайн-банкинг, мобильное приложение или перевод на карту, это признается расчетом по закону. Важно оформить и выдать чек покупателю — в бумажном или электронном виде.
Кто может легально работать без онлайн-кассы
Закон предусматривает несколько исключений (по 54-ФЗ, подзаконным актам и письмам Минфина/ФНС):
Продажи без найма сотрудников (ИП на ПСН). Если у ИП нет работников и он применяет патентную систему, разрешено не использовать кассу при оказании ряда бытовых услуг (ремонт, пошив одежды, парикмахерские услуги, уход за пожилыми, сдача жилья и т.п.). Важно вести учет доходов и хранить подтверждающие документы — нарушение приравнивается к непредставлению отчётности и грозит штрафом.
Торговля на ярмарках и рынках. Часть деятельности на нестационарных объектах освобождена от ККТ (например, продажа газет, журналов, цветов, мороженого, кваса, сезонных фруктов). Предприниматель вправе выдать расписку или БСО.
Дистанционная продажа с электронным чеком. Если расчет производится онлайн, а покупателю направляется чек по e-mail или SMS, это считается корректным исполнением закона при обязательной передаче данных в ОФД.
Кто выписывает штрафы за работу без онлайн-кассы
Контроль за применением ККТ осуществляет ФНС России. Она выносит постановления о привлечении к ответственности на основании ст. 14.5 КоАП РФ и направляет документы предпринимателю. Инспекции сопоставляют данные ОФД, банков и операторов фискальных данных; при выявлении нарушений направляют уведомления (в том числе через личный кабинет налогоплательщика).
Как проводятся проверки ККТ
- Внеплановые проверки. Поводом может стать жалоба клиента, информация от банка, маркетплейса или другого участника расчетов. Инспектор вправе запросить документы, акты, регистрационный номер ККТ, проверить наличие фискального накопителя и корректность форматов чеков.
- Мониторинг через ОФД. Налоговые органы ежедневно анализируют поступающие данные. Если чеки не передаются несколько дней, инспекция формирует отчет и может направить предписание.
Важно: отсутствие сигнала ОФД или истекший срок действия фискального накопителя не освобождают от ответственности.
Что будет, если работать без кассы в 2025 году
- Первое нарушение. Штраф до 100% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽. Пример: при сделке 30 000 ₽ санкция может составить 15 000 ₽.
- Повторное нарушение. Штраф от 30 000 ₽ и выше; возможно приостановление деятельности до 90 дней.
- Отсутствие передачи данных в ОФД. Штраф 10 000–20 000 ₽; при повторном факте — риск дисквалификации или временного ограничения деятельности.
Распространённые ошибки, из-за которых штрафуют
- Некорректное применение ККТ. Использование кассы не по адресу регистрации точки.
- Неправильное оформление чека. Отсутствие обязательных реквизитов (ИНН, сумма, дата, признак расчета, номер смены и др.).
- Нет передачи данных в ОФД. Причины: сбой связи, ошибка ПО, истекший срок ФН — легко выявляется аналитикой ФНС.
Как избежать штрафа
- Регистрация кассы в ФНС. Подайте заявление, получите регистрационный номер и внесите ККТ в реестр; укажите корректные адрес и режим торговли.
- Подключение к ОФД. Контролируйте статус передачи данных и срок действия договора.
- Обучение сотрудников. Инструктаж по пробитию чеков, возвратам, чеку коррекции.
- Регулярная проверка оборудования. Состояние ФН, обновление ПО, версия ФФД.
При необходимости направьте запрос в центр технического обслуживания или сервисный отдел поставщика оборудования, чтобы устранить неполадки и получить подтверждение исправности. Подробнее о подключении и сопровождении кассовой техники: https://gk-mact.ru/.
Когда подрядчик обязан использовать онлайн-кассу
- Курьерская доставка. Если курьер принимает оплату от имени продавца, чек формирует продавец; если деньги поступают на счет курьерской службы — чек формирует агент.
- Партнёрские сайты и маркетплейсы. Если покупатель платит на реквизиты ИП, чек пробивает сам ИП; при агентской схеме — партнер (закрепить в договоре порядок выдачи чеков).
Популярные вопросы
- Что делать, если касса сломалась? Уведомить ФНС через личный кабинет, организовать ремонт или замену, зафиксировать сроки и действия.
- Можно ли без кассы в интернет-магазине? Нет. При безналичных платежах от физлиц чек обязателен. Исключение — платеж от юрлица до отгрузки товара.
- Как проверить регистрацию ККТ? На портале nalog.gov.ru в разделе «Контрольно-кассовая техника».
- Нужна ли касса самозанятым? Нет. Чеки формируются в приложении «Мой налог», данные попадают в систему ЕНС.
Итог
Работа без онлайн-кассы в 2025 году — административное правонарушение, которое грозит серьезными штрафами и блокировкой счета. Даже одно нарушение может повлечь приостановление деятельности до трех месяцев. Чтобы избежать санкций, предпринимателю важно своевременно зарегистрировать оборудование, обновлять фискальные накопители, следить за передачей данных и оперативно устранять технические ошибки.
